CÁC MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH: GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO NHÀ QUẢN TRỊ

Các mô hình ra quyết định đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và giải quyết các thách thức trong doanh nghiệp. Bài viết dưới đây từ Trường Doanh Nhân HBR sẽ giúp nhà lãnh đạo khám phá những mô hình ra quyết định phổ biến nhất và cách áp dụng chúng một cách hiệu quả để nâng cao năng lực quản trị.

1. Mô hình ra quyết định là gì?

Mô hình ra quyết định là một cách tiếp cận có hệ thống nhằm mô tả quy trình đưa ra quyết định trong các hoạt động quản trị doanh nghiệp. Mô hình này xác định trình tự các bước cần thực hiện để chuẩn bị cho một quyết định chính thức.

Mr. Tony Dzung, Chủ tịch Hội đồng quản trị HBR Holdings nhận thấy: “Đa số chủ doanh nghiệp hiện nay đi lên từ dân chuyên môn nên thiếu kiến thức và kỹ năng quản trị doanh nghiệp bài bản. Đó là lý do vì sao họ thường đưa ra những quyết định quản trị dựa trên cảm tính, trực giác thay vì xem xét dữ liệu thực tế. Điều này không chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh mà còn làm suy giảm niềm tin của đội ngũ vào năng lực quản lý của lãnh đạo.”

Do đó, việc thiết lập mô hình ra quyết định là yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý, đặc biệt khi đối mặt với những quyết định mang tính then chốt. Những mô hình này hỗ trợ nhà quản lý trong việc nhận diện vấn đề, phân tích các yếu tố tác động, đánh giá các rủi ro và cân nhắc lợi ích của từng phương án trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Từ đó, đảm bảo các quyết định được thực hiện chính xác và đạt hiệu quả cao nhất.

2. 9 mô hình ra quyết định phổ biến nhất cho chủ doanh nghiệp

Dưới đây là các mô hình ra quyết định phổ biến và hiệu quả, được áp dụng rộng rãi trong quản trị doanh nghiệp. Mỗi mô hình đều có những bước triển khai cụ thể và phù hợp với các tình huống khác nhau.

2.1. Mô hình ra quyết định hợp lý

Mô hình ra quyết định hợp lý là một phương pháp tiếp cận có tổ chức, dựa trên những giả định logic để đưa ra các quyết định chính xác và đáng tin cậy. 

Các giả định trong mô hình bao gồm việc xác định vấn đề một cách rõ ràng, đặt ra các mục tiêu đơn giản, khả thi và đảm bảo sự ưu tiên luôn được duy trì ổn định. Đồng thời, giải pháp và kết quả cần được biết trước, mà không chịu ảnh hưởng bởi các giới hạn về thời gian hay chi phí. Người ra quyết định theo mô hình này thường tiến hành phân tích vấn đề một cách kỹ lưỡng và xác định các mục tiêu cụ thể, rõ ràng.

Các bước triển khai mô hình ra quyết định hợp lý:

• Xác định vấn đề cụ thể.
• Thiết lập mục tiêu và ưu tiên.
• Thu thập thông tin và đánh giá các phương án.
• So sánh lợi ích, rủi ro từng phương án.
• Chọn giải pháp tối ưu và triển khai thực hiện.
• Theo dõi và đánh giá kết quả.

2.2. Mô hình ra quyết định hợp lý có giới hạn

Mô hình này thừa nhận rằng con người không thể xử lý tất cả thông tin một cách hoàn hảo do giới hạn về thời gian, dữ liệu và khả năng nhận thức. Thay vì tìm kiếm giải pháp tối ưu nhất, mô hình hướng tới một giải pháp “đủ tốt”.

Các bước triển khai:

• Xác định vấn đề: Hiểu rõ mục tiêu và các yếu tố quan trọng liên quan đến vấn đề cần giải quyết.
• Giải quyết trở ngại trong xử lý thông tin: Người ra quyết định cần xác định và loại bỏ các hạn chế trong việc thu thập và xử lý thông tin để đảm bảo có được dữ liệu chính xác và phù hợp hỗ trợ quá trình ra quyết định.
• Thực hiện quyết định: Tiến hành đưa ra và triển khai quyết định dựa trên thông tin và phân tích đã thực hiện.

2.3. Mô hình ra quyết định quản trị dựa trên quyền lực

Mô hình ra quyết định quản trị dựa trên quyền lực tập trung vào việc sử dụng quyền hạn và mối quan hệ giữa các bên liên quan để ảnh hưởng đến quá trình thực thi quyết định cũng như đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Trong mô hình này, người đưa ra quyết định cần có đủ thẩm quyền để xử lý các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả khi cần thiết.

Các bước triển khai cụ thể như sau:

1 - Xác định các giới hữu quan có quyền lực: Xác định rõ các cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm và quyền lực trong doanh nghiệp. Đây là những người đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng hoặc kiểm soát các quyết định. 

2 - Xử lý sự khác nhau trong định dạng vấn đề

• Sự khác biệt về mục tiêu: Các bên liên quan thường có quan điểm khác nhau về mục tiêu cần đạt được. Điều này có thể dẫn đến các mâu thuẫn về ưu tiên hoặc cách định hướng cho vấn đề. Người ra quyết định cần làm rõ các mục tiêu chung và giải quyết những bất đồng để tạo sự đồng thuận.
• Sự khác biệt về giải pháp: Các phương án giải quyết vấn đề thường xuất hiện nhiều quan điểm và cách tiếp cận khác nhau. Trong bước này, cần đánh giá các giải pháp dựa trên lợi ích tổng thể và sự phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp, đồng thời tận dụng quyền lực của các giới hữu quan để hướng đến sự lựa chọn khả thi nhất.

3 - Tiến hành ra quyết định
Sau khi xác định rõ các mục tiêu và giải pháp phù hợp, bước tiếp theo là triển khai quyết định. Quá trình này yêu cầu sự đồng thuận hoặc ít nhất là sự chấp nhận từ các giới hữu quan quan trọng. Người ra quyết định cần thực hiện quyết định một cách nhất quán và có trách nhiệm, đồng thời đảm bảo rằng các giải pháp được triển khai hiệu quả để đạt được mục tiêu đã đề ra.

2.4. Mô hình ra quyết định trực giác

Mô hình ra quyết định trực quan là phương pháp đưa ra quyết định dựa trên trực giác và bản năng của người thực hiện. Quyết định được đưa ra gần như ngay lập tức, giúp tiết kiệm thời gian hơn so với các mô hình ra quyết định khác.

Để áp dụng hiệu quả mô hình này, người ra quyết định cần có nhiều kinh nghiệm thực tiễn hoặc kiến thức chuyên môn sâu trong lĩnh vực liên quan. 

Các bước triển khai:

• Xác định vấn đề dựa trên kinh nghiệm.
• Đánh giá tình huống trong thời gian ngắn.
• Quyết định dựa trên cảm nhận và sự hiểu biết của nhà quản trị.
• Theo dõi và điều chỉnh nếu cần thiết.

2.5. Mô hình ra quyết định sáng tạo

Mô hình ra quyết định sáng tạo là một phương pháp được thiết kế để tạo ra các giải pháp mới mẻ, đột phá trong quá trình đưa ra quyết định. Điểm nổi bật của mô hình này là khả năng khám phá, phát triển và triển khai các ý tưởng sáng tạo nhằm giải quyết các vấn đề phức tạp và hướng tới việc đạt được mục tiêu đã đề ra.

Các bước triển khai:

• Xác định vấn đề cần giải quyết.
• Tạo không gian để đội nhóm đưa ra ý tưởng sáng tạo.
• Đánh giá ý tưởng dựa trên tính khả thi và hiệu quả.
• Chọn giải pháp sáng tạo nhất và triển khai thử nghiệm.
• Theo dõi và điều chỉnh giải pháp theo thực tế.

2.6. Mô hình ra quyết định dựa trên dữ liệu

Mô hình này sử dụng việc thu thập và phân tích dữ liệu làm cơ sở để đưa ra quyết định. Bằng cách tận dụng thông tin từ các nguồn đáng tin cậy, nhà quản trị có thể đánh giá và dự đoán kết quả của các phương án khác nhau. Các công cụ như phân tích thống kê, phần mềm dự đoán, và phân tích xu hướng thường được sử dụng để hỗ trợ quá trình này.

Quá trình ra quyết định còn được gọi là data - driven. Sau đó lồng a dũng nói về dữ liệu là mỏ vàng đen. 

Các bước triển khai:

• Xác định rõ ràng mục tiêu của quá trình ra quyết định để xây dựng kế hoạch phù hợp và cụ thể.
• Tiến hành thu thập dữ liệu thông qua các công cụ báo cáo và các chỉ số hiệu quả, ví dụ như năng suất lao động, doanh thu định kỳ, tổng số khách hàng…
• Tổ chức và sắp xếp lại dữ liệu để tạo ra cái nhìn tổng quát và dễ hiểu hơn.
• Tiến hành phân tích và so sánh các thông tin thu thập được.
• Đưa ra kết luận dựa trên kết quả phân tích.

Quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu còn được gọi là data - driven. Theo Mr. Tony Dzung, Chủ tịch hội đồng quản trị HBR Holdings, dữ liệu chính là mỏ vàng đen của doanh nghiệp. Dữ liệu chất lượng là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp đưa ra các quyết định sale & marketing sáng suốt. Bởi lẽ, dữ liệu cho phép doanh nghiệp nắm bắt chính xác insight khách hàng. Từ đó, cá nhân hoá các nội dung tiếp thị và triển khai chiến lược tiếp cận khách hàng mục tiêu hiệu quả.

>>> Xem thêm: XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC DỮ LIỆU ĐỂ TỐI ƯU HÓA MỌI QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH

2.7. Mô hình ra quyết định dùng bậc thang suy luận

Mô hình ra quyết định dựa trên bậc thang suy luận (Ladder of Inference) là công cụ minh họa cách các cá nhân phân tích và đưa ra quyết định thông qua nhiều bước logic. Mỗi bậc trong mô hình này tượng trưng cho một bước tiến trong quá trình suy luận, giúp các thành viên dần xây dựng được lựa chọn sáng suốt nhất để đưa vào hành động.

Các bước triển khai theo bậc thang suy luận bao gồm:

• Bậc 1: Xem xét thực tế của tình huống cần quyết định.
• Bậc 2: Chọn lọc những dữ liệu liên quan từ tình huống để tiến hành phân tích.
• Bậc 3: Đánh giá dữ liệu dựa trên bối cảnh hiện tại và kinh nghiệm đã có.
• Bậc 4: Xây dựng các giả thuyết bằng cách kết hợp bối cảnh với dữ liệu đã phân tích.
• Bậc 5: Đưa ra các kết luận từ giả thuyết đã hình thành.
• Bậc 6: Chuyển đổi các kết luận thành niềm tin cá nhân để làm cơ sở cho hành động.
• Bậc 7: Tiến hành thực hiện các quyết định dựa trên những niềm tin đã xác lập.

2.8. Mô hình ra quyết định dựa trên ma trận Pugh

Phương pháp này áp dụng ma trận để đối chiếu các phương án dựa trên một số tiêu chí được xác định rõ ràng. Mỗi tiêu chí được gán một trọng số tương ứng với mức độ quan trọng của nó. Các phương án sau đó được đánh giá, chấm điểm, và lựa chọn phương án tối ưu dựa trên tổng điểm đạt được.

Quy trình ra quyết định theo ma trận Pugh bao gồm 5 bước cơ bản sau:

• Xác định các phương án khả thi có thể áp dụng để đưa ra quyết định.
• Xác định các tiêu chí quan trọng có ảnh hưởng lớn đến quá trình quyết định để làm cơ sở phân tích.
• Lập bảng ma trận so sánh các phương án dựa trên các yếu tố quyết định đã được xác định.
• Đánh giá từng yếu tố bằng cách sử dụng thang điểm (ví dụ từ 1 đến 5) và gán trọng số tương ứng cho mức độ quan trọng của mỗi yếu tố.
• Nhân điểm số với trọng số, sau đó lựa chọn phương án có tổng điểm cao nhất để đảm bảo quyết định tối ưu.

Ví dụ: Một công ty đang cân nhắc giữa 3 nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp (Nhà cung cấp A, Nhà cung cấp B, Nhà cung cấp C). Công ty cần đưa ra quyết định dựa trên các tiêu chí: Chi phí, Độ tin cậy, Tính năng, Dịch vụ hỗ trợ, và Tính tương thích công nghệ.

Doanh nghiệp có thể tạo ma trận so sánh như sau:

Tiếp theo, tính điểm từng lựa chọn bằng cách nhân điểm đánh giá với trọng số từng tiêu chí, sau đó cộng tổng điểm.

Như vậy, nhà cung cấp A đạt tổng điểm cao nhất (4.2) và được chọn làm đối tác triển khai hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp.

2.9. Mô hình ra quyết định Vroom-Yetton-Jago

Mô hình này hỗ trợ đội nhóm đưa ra quyết định dựa trên nguyên tắc số đông, hạn chế sai sót từ các yếu tố thiên kiến, cảm xúc chi phối, hoặc sự tác động của tâm lý đám đông thiếu định hướng rõ ràng. Quá trình ra quyết định dựa trên mô hình này như sau:

1 - Xác định tình huống và mức độ cần thiết của sự tham gia giữa các bên.

2 - Chọn một trong bốn hình thức sau:

• Chuyên quyền: Trong hình thức này, người quản lý nắm toàn bộ quyền kiểm soát và tự đưa ra quyết định liên quan đến công việc mà không cần tham khảo ý kiến hay tổ chức thảo luận với các thành viên khác.
• Đồng thuận: Quyết định được thực hiện thông qua quá trình thảo luận và đạt được sự đồng ý từ cả người quản lý và các thành viên liên quan trong nhóm.
• Dân chủ: Quyền ra quyết định thuộc về toàn bộ đội nhóm, nơi các thành viên tham gia bỏ phiếu và lựa chọn phương án dựa trên nguyên tắc đa số, trong khi người quản lý không tham gia trực tiếp vào việc đưa ra quyết định.
• Tư vấn: Người phụ trách công việc lắng nghe ý kiến đóng góp và khuyến nghị từ đội nhóm, sau đó sử dụng những thông tin đó để đưa ra quyết định cuối cùng một cách độc lập.

3 - Triển khai quyết định và giám sát kết quả.

3. So sánh các mô hình ra quyết định - Khi nào nên sử dụng?

Mỗi mô hình ra quyết định có ưu điểm và hạn chế riêng. Lựa chọn mô hình ra quyết định phụ thuộc vào bối cảnh, nguồn lực và mục tiêu mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Bảng dưới đây sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về 9 mô hình ra quyết định phổ biến nhất hiện nay:

4. Quy trình đưa ra quyết định quản trị sáng suốt cho chủ doanh nghiệp

Quy trình ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp là một chuỗi hoạt động logic nhằm đưa ra các lựa chọn tối ưu để giải quyết vấn đề hoặc tận dụng cơ hội. Mỗi bước trong quy trình đều đóng vai trò thiết yếu, đảm bảo quyết định phù hợp với mục tiêu chiến lược và tối ưu hóa nguồn lực của tổ chức.

4.1. Xác định nhu cầu ra quyết định

Bước đầu tiên trong quy trình là xác định rõ nhu cầu ra quyết định. Điều này bao gồm việc làm rõ vấn đề hoặc cơ hội mà doanh nghiệp đang đối mặt, đồng thời đánh giá mức độ cần thiết của việc ra quyết định. Quá trình này chịu tác động bởi nhiều yếu tố, như môi trường kinh doanh, khách hàng, nguồn lực và chiến lược tổ chức. Việc xác định nhu cầu không chỉ giúp doanh nghiệp định rõ mục tiêu mà còn đảm bảo mọi quyết định đưa ra sẽ có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động.

4.2. Chuẩn bị các căn cứ ra quyết định

Trong bước này, nhà quản trị cần thu thập và phân tích thông tin, dữ liệu liên quan để đảm bảo quyết định được đưa ra dựa trên các căn cứ logic và khách quan. Các công cụ phân tích như ma trận SWOT thường được sử dụng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Việc chuẩn bị căn cứ kỹ lưỡng sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện về vấn đề, từ đó xây dựng cơ sở vững chắc cho các lựa chọn tiếp theo.

4.3. Dự kiến các phương án quyết định và lựa chọn quyết định

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, doanh nghiệp cần xây dựng và đánh giá nhiều phương án khác nhau. Quy trình này bao gồm:

• Tạo ra các phương án: Liệt kê các giải pháp khả thi.
• Đánh giá các phương án: Phân tích từng giải pháp dựa trên các tiêu chí như chi phí, hiệu quả và rủi ro.
• Lựa chọn quyết định: Chọn phương án tối ưu dựa trên đánh giá.

Bước này đảm bảo rằng quyết định cuối cùng mang tính toàn diện và hiệu quả nhất, phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của doanh nghiệp.

4.4. Ra quyết định chính thức

Sau khi chọn được phương án tối ưu, quyết định cần được trình lên cấp quản lý hoặc cá nhân có thẩm quyền để phê duyệt. Đây là bước quan trọng, xác nhận tính hiệu lực của quyết định và định hướng hành động cụ thể. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin hỗ trợ, như báo cáo phân tích và lý do lựa chọn, là yếu tố không thể thiếu trong giai đoạn này.

4.5. Truyền đạt quyết định

Quyết định được phê duyệt cần được truyền đạt một cách rõ ràng và đầy đủ đến các cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm thực thi. Quá trình truyền đạt hiệu quả bao gồm:

• Đảm bảo thông tin đầy đủ và dễ hiểu.
• Truyền đạt đúng người, đúng thời điểm và bằng phương pháp phù hợp.
• Đảm bảo người nhận hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể.

Mục tiêu của bước này là đảm bảo rằng quyết định được thực thi đúng hướng và hiệu quả.

4.6. Kiểm tra và điều chỉnh quyết định

Sau khi quyết định được triển khai, nhà quản trị cần liên tục theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện. Bất kỳ vấn đề nào phát sinh cần được xử lý kịp thời thông qua việc điều chỉnh quyết định hoặc chiến lược thực thi. Bước này không chỉ đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra mà còn cung cấp bài học kinh nghiệm cho những lần ra quyết định trong tương lai.

5. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị

Trong quá trình ra quyết định, nhà quản lý sẽ bị tác động bởi những yếu tố bên trong và bên ngoài. Những yếu tố này bao gồm:

• Thiên kiến xác nhận (Confirmation Bias): Đây là xu hướng tìm kiếm thông tin ủng hộ quan điểm sẵn có, khiến nhà quản lý không đánh giá vấn đề một cách toàn diện. Thiên kiến này dễ dẫn đến việc bỏ qua những cảnh báo hoặc thông tin mâu thuẫn với niềm tin ban đầu.
• Cảm xúc chi phối: Cảm xúc, đặc biệt trong tình trạng căng thẳng hoặc áp lực, có thể lấn át lý trí, dẫn đến các quyết định vội vàng. Việc không giữ trạng thái tinh thần ổn định có thể làm giảm chất lượng quyết định.
• Hiệu ứng phớt lờ thông tin khó chịu (Ostrich Effect): Đây là hành vi tránh né các thông tin bất lợi hoặc khó khăn, làm giảm khả năng đánh giá toàn diện vấn đề. Điều này thường khiến các quyết định không thực tế và thiếu cơ sở.
• Hiệu ứng hào quang (Halo Effect): Cá nhân dễ bị ảnh hưởng bởi những ấn tượng ban đầu hoặc địa vị xã hội khi đánh giá một vấn đề. Kết quả là các quyết định có thể dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu thực tế.
• Tâm lý đám đông: Sự an toàn khi đồng thuận với số đông thường khiến cá nhân không phân tích kỹ càng và thiếu tư duy độc lập. Điều này làm giảm tính sáng tạo và hiệu quả của quyết định trong đội nhóm.
• Hạn chế về nguồn lực: Thiếu thông tin, thời gian, hoặc tài nguyên có thể làm giảm tính chính xác và hiệu quả của quyết định. Nhà quản lý cần nhận diện rõ các giới hạn này để có phương án điều chỉnh phù hợp.
• Áp lực thời gian: Khi phải đưa ra quyết định trong thời gian ngắn, khả năng phân tích chi tiết và xem xét các lựa chọn bị hạn chế. Điều này dễ dẫn đến các quyết định thiếu cân nhắc hoặc mang tính tình thế.
• Tương tác xã hội và quan điểm của người khác: Các ý kiến và mối quan hệ trong đội nhóm có thể gây ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến quyết định. Việc cân bằng giữa ý kiến cá nhân và đội nhóm là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hài hòa và hiệu quả.

6. Các phương pháp ra quyết định quản trị cho chủ doanh nghiệp

Trên thực tế, có 6 phương pháp phổ biến mà nhà quản trị có thể áp dụng để đạt hiệu quả cao trong việc ra quyết định:

Việc áp dụng đúng các mô hình ra quyết định là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp đạt được sự nhất quán và hiệu quả trong quản trị. Qua bài viết, Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng các nhà lãnh đạo đã nắm rõ cách lựa chọn và vận dụng mô hình phù hợp, từ đó tối ưu hóa hoạt động và hướng tới sự phát triển bền vững.